martes, 19 de febrero de 2013

Reuniones de trabajo efectivas doce consejos

A continuacion presentamos una lista de 12 Consejos para tener Reuniones de trabajo

  • Pide a todos los interesados que lleguen entre cinco a diez minutos antes. Esto da tiempo a todos a socializar, tomarse un café u organizar los materiales que se tomarán en cuenta en la reunión. También asegura de que todo el mundo está presente a la hora programada para iniciar. Hacer esto una parte importante de la agenda.


  • Discutir temas sensibles con los participantes antes de la reunión. Esto sirve como una oportunidad de escuchar y recoger información sobre los diversos temas. Esta información puede ayudarte a preparar la agenda y llevar a cabo la reunión con mayor orden. Además, puedes ser capaz de facilitar soluciones o estrategias para llegar a soluciones antes de la reunión. Lo positivo de esto es que el resultado será una reunión más eficiente.


  • Planear reuniones de trabajo pequeñas que se centran en un solo tema. La gente trabaja más eficazmente durante períodos cortos de tiempo (por ejemplo, 45 minutos) y sobre todo si se habla de un tema en específico. Esto también permite hacer coincidir los expertos con temas para reuniones más productivas.


  • Sólo invitar al personal que puede contribuir al menos el 50% de los puntos del orden del día. Para las reuniones que duran más de 30 minutos invita a personal especial sólo para la parte de la reunión que requiere de su presencia.


  • Enviar copia de las actas a todos los que se han reunido y los que no a título informativo. Pueden leer el acta en una pequeña fracción del tiempo que se habrían gastado en la reunión.


  • Cuando se es invitado a una reunion de trabajo con un vaga orden del día, pregunta: ¿qué papel tendré en esta reunión? ¿Por qué me necesitas? Si el impacto es menor, muchos se niegan a asistir y aprovechan el tiempo para otro trabajo de mayor importancia. Los organizadores de eventos suelen intentar añadir importancia a una reunión invitando a destacados miembros de la organización.


  • Si el organizador de las reuniones de trabajo no deja en claro la intención de la reunión pregunta: "¿Qué intentas lograr?" O "¿Cómo podemos ayudarle?" ó "¿Cómo sabremos cuando debemos dar por terminado este trabajo?" Estas preguntas pueden ayudar a centrar la reunión en una meta concreta.


  • Si una reunion de trabajo parece fuera de control, sugiere concluirla y reunirse en otro momento. Esto te permitirá clarificar las metas, elaborar estrategias y comprender mejor los temas.


  • Para tener reuniones de trabajo efectivas intentar descatar los puntos clave. Esto asegura que todos tengan la misma comprensión de los puntos clave. Aunque esta es una de las responsabilidades del gerente que puede ser ocupado por cualquier otra persona en la reunión.


  • Preparar una lista de preguntas, ideas y sugerencias antes de la reunión. Entonces puedes enfocar tu atención en la discusión de la reunión.


  • Centrate en los oyentes en lugar de los altavoces. Sus caras y el lenguaje corporal te dirán si están de acuerdo o en desacuerdo, lo que puede ayudar a guiar a la participación en el debate.


  • Trabaja con un sentido de urgencia apropiada. La vida es finita, y los debates en las reuniones tambien lo son. Planifica bien el tiempo y luego usalo para guiar la reunión. Procura usar un más tiempo sólo cuando un problema lo amerita.

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