miércoles, 6 de junio de 2012

Importancia de manuales de Normas y Procedimientos en los negocios

Dentro del entorno de los negocios y empresas cada día se ve clara la necesidad de contar con Manuales de Normas y Procedimientos que permiten a la organización formalizar sus sistemas de trabajo y tecnologías con el fín de mejorar la competitividad.

Una definición de Manual es: Es un libro administrativo que contiene en forma explícita, ordenada y sistemática información sobre objetivos, normas, organización y procedimientos de los órganos de una institución; así como las instrucciones o acuerdos que se consideren necesarios para la ejecución del trabajo asignado al personal.

En la práctica es común encontrar empresas que nunca han usado un Manual de Normas y Procedimientos, sin embargo su operación depende en gran medida de personas de sobrada experiencia y calidad para lograr que todo funcione correctamente.

La Desventaja de este enfoque es que por un lado se tiene una dependencia casi total en dichas personas las cuales no siempre estarán trabajando en la compañia, por otro lado se podrían estar tomando decisiones unilaterales en lugar de seguir normas que estén acentadas en un documento: el manual.

Los Manuales de Normas y Procedimientos


Dichos manuales documentan lo que hace (Normas) el área, departamento, dirección, organización y cómo lo hace (Procedimientos) para administrar el área, departamento, dirección, etc. Uno de sus objetivos es poder controlar los procesos asociados a la calidad del producto o servicio ofrecido.

La elaboración y complejidad de dicho manual depende de la empresa, en caso de pequeñas empresas un solo Manual que abarque a toda la organización es suficiente. En empresas más grandes se tiene áreas de operación bien definidas y concretas: Recursos Humanos, Mercadotecnia, Ventas, Contabilidad, Producción, Calidad, etc. En dichos casos, lo ideal es que cada área cuente con su propio Manual de Normas y Procedimientos, donde abarque exactamente sus funciones cotidianas.

Es bastante común encontrar que ciertas normas y procedimientos se encuentren repetidas en más de un área debido al alcance e importancia de las mismas dentro de la organización.

Para elaborar Manuales de Normas y Procedimientos se requiere definir en primer lugar las funciones y responsabilidades de cada una de las áreas que forman la empresa.  Se requiere hacer un programa de trabajo que incluya todos los documentos a elaborar y por lo general las empresas cuentan con asesores que les guian y entrenan.

Contenido Estándar de los Manuales de Normas y Procedimientos


Cada una de las áreas debe contar con su propio Manual de Normas y Procedimientos, en la siguiente lista mostramos un ejemplo típico de contenido

  • Portada


  • Indice

  • Hoja con autorización del área

  • Política de Calidad (si es que aplica)

  • Objetivos del Manual

  • Bitácora de revisiones y modificaciones de normas y procedimientos

  • Normas

  • Procedimientos

  • Formatos


  • Anexos

El Director, Gerente o responsable de cada área es el responsable de la edición, revisión y autorización de dicho Manual.

Contar con Manuales y Procedimientos son de gran ayuda; por ejemplo cuando se contrata nuevo personal, ya no quedan a su suerte los empleados por desconocer todo lo que abarca su área. Un Manual de Normas y Procedimientos debe abarcar el Perfil del Cargo que ocupa y con ello saber cuales son sus responsabilidades y qué debe hacer en distintos casos que surgan dudas de cómo actuar en un caso particular de su actividad. También el nuevo empleado conocerá los reglamentos y estructura orgánica.

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